Digitale Workflows & Prozesse

Sie benötigen eine Strategie, um den Lebenszyklus Ihrer analogen und digitalen Informationen stringent zu managen? Erfahren Sie, wie Sie eine komplexe Informationslandschaft effizient kontrollieren. Lernen Sie den Mehrwert digitaler Workflows & Prozesse kennen. Was Sie brauchen ist ein Ansatz, Ihre Informationen und Vermögenswerte über den gesamten Lebenszyklus hinweg digital zu verwalten, zu sichern und zu archivieren – mit dem Ziel, Kosten zu senken, Agilität zu erhöhen, Risiken zu verringern und gleichzeitig Mehrwert zu schaffen.

Der richtige Weg in eine effiziente digitale Umgebung

Indem Sie die digitale Transformation zum Ziel Ihrer Arbeitsweise machen und Business Workflow-Prozesse automatisieren, können Sie die Effizienz, Genauigkeit, Transparenz und Einblicke in wichtige Geschäftskennzahlen intensivieren. Die richtigen digitalen Services ermöglichen Ihnen Direktzugriff auf benötigte Informationen und tragen zu einer Verbesserung Ihrer Geschäftsprozesse auf ganzer Linie bei.

Ihre Aufgabe: Im Rahmen von zukunftsorientiertem Informationsmanagement müssen Sie gemäß Ihren individuellen Anforderungen das passgenaue Netzwerk aus Digital Solutions und Workflow Automation-Lösungen zusammenstellen.

Themen im Überblick

Definition: Was ist Informationsmanagement?

Informationsmanagement in seiner taktischen Ausprägung leitet sich aus strategischen Informationen ab und zeigt sich etwa im Technologie-Management. Das Informationsmanagement als strategisches Instrument befasst sich mit den Tätigkeitsfeldern der Planung, Realisierung und Kontrolle der Informationsinfrastruktur als Ganzes. Es ist insofern für ein Unternehmen von grundsätzlicher Bedeutung.

„Die Verbesserung des Informationsflusses muss dazu führen, die Dinge besser, schneller und billiger zu machen. Außerdem muss die Relevanz für Kunden gesteigert werden – an diesem Prozess ist jeder im Unternehmen beteiligt.“

Vorteile von modernem Informationsmanagement:

Etablierung und Gewährleistung von Information Governance
Tiefe Einblicke in das gesamte Unternehmen und seine Abteilungen
Sicherstellung der Einhaltung sich weiterentwickelnder Branchenvorschriften
Reduzierung des Risikos verloren gegangener Unterlagen oder Informationen
Steigerung des Wertes Ihrer Informationen zur Unterstützung Ihrer Geschäftsanforderungen
Verbesserung der Kontrolle über den Informationszugriff

Operatives Informationsmanagement nutzt die vorgegebene Informationsinfrastruktur, um die richtigen Informationen am benötigten Ort zum passenden Zeitpunkt mit der notwendigen Sicherheit und unter Einhaltung gesetzlicher und unternehmensinterner Vorgaben bereitzustellen.

„Die Modernisierung von Informationsmanagement kann für eine Organisation schwer sein. Das liegt zum Teil daran, dass Menschen sich mehr davor fürchten, Dinge zu verlieren, als dass sie es schätzen, neue zu bekommen.“

Management Summary: Digitale Workflows & Prozesse (PDF)

Definition: Wie passt digitale Transformation zur Archivierung?

Die digitale Transformation bezeichnet einen fortlaufenden, in digitalen Technologien begründeten Veränderungsprozess, der die gesamte Gesellschaft und vor allem Unternehmen betrifft. Das Zusammentreffen von digitaler Welt und langfristig angelegten Aufbewahrungsambitionen ist gleichsam zwangsläufig und führt zum Begriff der digitalen Archivierung: datenbankgestützte, langfristige und sichere Aufbewahrung von jederzeit reproduzierbaren digitalen Daten. Und die Transformation begegnet uns nachdrücklich im Vorhaben, papiergestützte und physisch sensible Unterlagen in robuste, leicht zu verwaltende Derivate in digitalem Format zu überführen.

Die Vorteile digitaler Services im Überblick:

Erhöhung der Geschäftsagilität mit besserem Zugriff auf und besserer Nutzung von Informationen – für mehr Überblick und größere Transparenz
Einführung und Etablierung von modernem Business Process Management (BPM)
Steigerung der betrieblichen Effizienz durch schlankere Geschäftsprozesse und Best Practice-Workflows
Straffe Verwaltung von Informationswachstum und bedarfsgesteuerte Skalierung
Überführung Ihrer physischen Aufzeichnungen in digitale Formate
Reduzierung der Risiken für Ihr Unternehmen
Verbesserung der Effizienz und Produktivität Ihrer Mitarbeiter
Konzentration auf Ihr Kerngeschäft und Stärkung Ihrer Unternehmensleistung

Services für Scannen, Konvertieren & Co.

Spezielle Dienste für Ihre besonderen Anforderungen

Sie haben sehr individuelle Voraussetzungen und Ansprüche in puncto papiergestützte Informationen und deren Konvertierung? Dann können Sie sich aus einem breiten Set an Spezial-Services bedienen. Der einschlägige Markt bietet Ihnen zahlreiche Tools zur Arbeitserleichterung:

Scanning Services übernehmen für Sie die Digitalisierung Ihrer physischen Dokumente und Medien inklusive Indexierung, so dass sich Ihre Mitarbeiter auf wichtigere, geschäftskritische Aufgaben konzentrieren können.
Scan-on-Demand Services können digitale Dokumente aus den Papierunterlagen erstellen, die Sie beispielsweise bei einem externen Dienstleister archiviert haben.
Backfile-Konvertierungsservices versetzen Sie in die Lage, große Volumina Ihrer alten Papieraufzeichnungen und Informationen in digitale Dateien umzuwandeln.
Day Forward Scanning-Lösungen dienen dazu, Papier zu entfernen, wenn es in Ihr Unternehmen oder Ihre Workflows gelangt — eine entscheidende Komponente bei der Unterstützung einer digitalen Arbeitsweise.
Digital Records Center bieten Ihnen ein gehostetes digitales Archiv, das es Ihnen ermöglicht, Ihre Aufzeichnungen auf einfache Weise zu speichern, abzurufen und zu teilen, ohne dabei Ihre eigenen IT-Ressourcen zu belasten.

Archiv-Scanning für die Schaffung eines E-Archivs

Indem Sie Papieraufzeichnungen und Dokumente gezielt in ein digitales Format überführen, erreichen Sie folgende Vorteile:

Durch Extraktion wertvoller Daten und Erkenntnisse aus Ihren Papierarchiven können Sie wichtige Geschäftsentscheidungen unterstützen.
Sie erhalten elektronischen Zugang zu Ihren wertvollen Archivbeständen, ohne das Original heraussuchen zu müssen und Gefahr zu laufen, es zu zerstören oder zu verlieren.
Sie können Ihre Informationen im eigenen elektronischen Archiv zentralisieren oder in einem externen Digital Records Center verwalten – so können Sie Inhalte leicht und sicher teilen.

Die Digitalisierung all Ihrer Altpapier-Unterlagen macht finanziell wenig Sinn und kann eine gewaltige Aufgabe sein. Anstatt alles zu scannen, sollten Sie Ihre Ziele priorisieren. Es empfiehlt sich, eine Reihe von Archiv-Scanning-Projekten zu segmentieren oder etwa eine Kombination aus Posteingangs-Scanning und Image-on-Demand Services zu erstellen.

Posteingangs-Scanning für reduzierte Papierflut

Spezielle Services für das Scannen Ihres Posteingangs ermöglichen es Ihnen, die Papierflut in Ihrem Unternehmen einzudämmen. Und das funktioniert so: Der Dienstleister identifiziert gemeinsam mit Ihnen die Punkte, an denen Papier in Ihre Abteilung oder Ihr Unternehmen eintritt und erstellt ein Programm, das das Papieraufkommen verringert oder sogar eliminiert. Die Papierdokumente werden an ein gesondertes Postfach des Dienstleisters umgeleitet, um gescannt und indexiert zu werden – so erhalten Ihre Mitarbeiter sofortigen digitalen Zugriff auf die abgebildeten Dokumente.

„Gut verwaltete und reibungslose Betriebsabläufe lassen sich oftmals am leichtesten transformieren, da der Arbeitsablauf nicht vollständig umgestaltet werden muss. Man kann sich einfach darauf konzentrieren, manuelle Abläufe zu eliminieren und Schritte zu entfernen, um die betriebliche Effizienz zu verbessern.“

Workflow Automation für effizientere Prozesse

Automatisierte Arbeitsablaufverwaltung pusht Ihre Abteilungen

Workflow Automation, die Automatisierung von wiederkehrenden Arbeitsabläufen, durchdringt auch immer mehr den Bereich der Archivierung. Digitale Workflow- und Content-Automatisierung ersetzt manuelle und papierbasierte Prozesse, indem sie Tools integriert, Übergaben automatisiert und andere zyklische Aufgaben ablöst. Sie ermöglicht automatisierte Dokumentenerzeugung, Sichtbarkeit in Echtzeit und Just-in-Time-Analysen von Geschäftsprozessen.

Durch den Einsatz von leistungsfähiger Software für automatisierte Arbeitsablaufverwaltung können Sie Ihre Geschäftsprozesse für:

straffen und effizienter gestalten. Das ist wichtig für Ihre Zielsetzung, die organisatorische Flexibilität zu erhöhen und den Umstieg auf einen digitalen Arbeitsplatz zu erleichtern.

Prozess-Automatisierung im Personalwesen

Die Verwaltung von Personalakten ist häufig eine zeitraubende Prozedur. Mit Workflow Automation für Personalabteilungen können Sie manuelle, administrative Prozesse reduzieren, indem Sie:

Prozess-Automatisierung in der Kreditorenbuchhaltung

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung erhöht die Transparenz, verbessert die Prozesskontrolle und Nachverfolgung, beschleunigt die Prozesse und ermöglicht akkurate Monatsabschlüsse.

Mit Workflow Automation für Kreditorenbuchhaltung können Sie:

Mithilfe von Dashboards Rechnungen und Bestellungen verfolgen und kommentieren
Papier eliminieren, manuelle administrative Tätigkeiten Ihrer Mitarbeiter reduzieren und die Rechnungsverarbeitung automatisieren
Routinetätigkeiten vereinfachen und skalierbar machen und mehr Zeit für die Behandlung von Ausnahmen gewinnen
Ihre Bearbeitungszyklen verkürzen und Fehler reduzieren
Rechnungen schneller und präziser verarbeiten

Prozess-Automatisierung in der Debitorenbuchhaltung

Die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung bringt Ihnen schnelles E-Invoicing. Dashboards sorgen für verbesserte Kontrolle und Transparenz. Alle Informationen, die für eine schnelle und genaue Verarbeitung von Forderungen und Zahlungen notwendig sind, können von autorisierten Benutzern aus der Rechnungsautomations-Software abgerufen werden.

Workflow Automation für Debitorenbuchhaltung versetzt Sie in die Lage:

Ihre Monatsabschlüsse zu präzisieren und zu verbessern
Schneller zu arbeiten und sich jederzeit Zugang zu geschäftskritischen Unterlagen zu verschaffen
Geschäftskritische Dokumente direkt mit Abrechnungsvorgängen und Zahlungseingängen zu verlinken
Mittels einer zentralen Plattform Überblick über Zahlungseingänge und Forderungen zu erhalten

Prozess-Automatisierung im Vertragsmanagement

Workflow Automation für Vertragsmanagement verschafft Ihnen vollen Überblick und Kontrolle über den gesamten Vertragslebenszyklus. Eine Vertragsmanagement-Software ermöglicht es Ihnen:

Die Automatisierung des Vertragsmanagements beschleunigt die Bearbeitungszeit. Sie bewirkt einen straffen und kooperativen Prozess, der sicherstellt, dass alle Beteiligten, die Verträge aufsetzen oder an ihnen mitwirken, immer aktuelle Informationen und Versionen verwenden.

„Das Ausmaß und die Auswirkung einer digitalen Transformation bleiben immer begrenzt, wenn sie nicht über die Planung des Chief Digital Officers, des Geschäftsführers und des Unternehmensvorstands hinauskommt.“