Datenschutz & Archivierung

Aufzeichnungen und Informationen sind das Herz Ihrer Organisation. Umso wichtiger sind die Verwaltung und der Schutz dieser Vermögenswerte. Erfahren Sie, wie Sie innovative, absolut DSGVO-konforme und Compliance-gerechte Archivierungskonzepte realisieren.

Ihre geschäftskritischen Akten, Unterlagen und Daten nehmen immer weiter zu, und die gesetzlichen Vorgaben in puncto Archivierung tragen erheblich dazu bei. Die Folge: wachsender Platzbedarf, steigender Verwaltungsaufwand. Ein Lösungsweg: Übertragung des Archivs an einen spezialisierten Service-Anbieter mit ausgewiesener DSGVO-Kompetenz. Das sorgt für freiwerdende Raum- und Personal-Ressourcen.

Wie Sie Ihre Informationen & Vermögenswerte sicher bewahren

Ob es sich um die Archivierung von Papierdokumenten im Rahmen einer Digitalisierungsprojekts handelt, um eine Bestandsprüfung zur Bereinigung von Akten oder die Wiederherstellung oder Verlagerung von Akten: stringentes und professionelles Projektmanagement ist unverzichtbar. Und ebenso die strikte Einhaltung von Vorgaben seitens der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und aufgrund von Compliance- und Governance-Regulativen.

Themen im Überblick

Information Governance gewährleisten

Betreiben Sie Life Cycle Management über die Cloud

Wichtiges Werkzeug im digitalen und physischen Information Life Cycle Management: ein Zeitplan für die Aufbewahrung von Unterlagen. Auf der fundamentalsten Ebene gibt ein solcher Plan vor, über welchen Zeitraum Dokumente den gesetzlichen Vorschriften entsprechend aufbewahrt werden müssen.

Datenschutz und Aufbewahrung verwalten

Zunehmende Datenschutzbedenken und strengere Vorschriften wie die seit Mai 2018 EU-weit geltende Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind der Hauptgrund: Datenschutz und Aufbewahrung verwalten Sie am besten gemeinsam, damit Sie:

Zur Unterstützung Ihrer rechtssicheren Informationsmanagementpolitik gibt es Software-Instrumentarien, die Ihnen automatisierte, aktuelle Aufbewahrungsrichtlinien aus aller Welt bieten – von Rechtsexperten aus individuellen Branchen und Regionen recherchiert, aufbereitet und überprüft.

Gleichermaßen wertvoll ist professionelle Unterstützung bei der:

Die Pflege präziser Richtlinien zur Dokumentenaufbewahrung sollten Sie mit folgenden Prämissen unterstützen:

Eine moderne und effiziente Lösung ist hier die Nutzung eines sogenannten Policy Centers, eingerichtet und zur Verfügung gestellt von einem Spezial-Dienstleister. Dabei handelt es sich um eine Cloud-basierte Plattform zur Verwaltung von Aufbewahrungs- und Datenschutzrichtlinien. Sie bietet Ihnen eine benutzerfreundliche Möglichkeit, Ihre Verpflichtungen zu kennen und die Einhaltung von Richtlinien nachzuweisen. Mit einem solchen Tool können Sie Ihre Informationen über deren gesamten Lebenszyklus hinweg verwalten.

Die Vorteile der Nutzung eines solchen Policy Centers liegen auf der Hand:

Management Summary: Datenschutz & Archivierung

Datenschutz & Compliance

So managen Sie Vernichtung und Recycling

Mit dem kontinuierlichen Wachstum des Informationsvolumens wächst auch das Risiko von Datenverlusten oder Datenschutzverletzungen. Sie benötigen ein umfassendes Programm zur Vernichtung von Daten und Datenträgern, das bequem, sicher und nachhaltig ist. Sie müssen gewährleisten, dass Sie sich aller Daten entledigen können, die personenbezogene oder sensible Informationen enthalten, unabhängig vom Format wie z.B. Papier, Medien oder Festplatte.

Deshalb ist es unumgänglich, einen professionellen Service für die Vernichtung, aber auch das Recycling respektive die Wiedervermarktung zahlreicher IT-Gerätetypen zur Verfügung zu haben – verlässlich, umweltfreundlich, sicher und zumindest mit kleinem Investitionsrücklauf.

Wichtiger Aspekt in diesem Zusammenhang: die lückenlose Gewährleistung von Sicherheit, Compliance und Einheitlichkeit Ihres Programms. Das beinhaltet auch dedizierte Aktenvernichtungsservices für den Datenschutz Ihrer Informationen: Sie entsorgen papierbasierte Aufzeichnungen und Medien auf rechtskonforme, sichere und kosteneffiziente Weise, sobald diese das Ende ihres Lebenszyklus erreichen.

Ein professionelles Informationsmanagement muss die konsequente Einhaltung der Gesetze, Vorschriften und betrieblichen Anforderungen im Bereich Datenschutz & Compliance garantieren. Dafür geeignete Kontroll- und Präventivmaßnahmen sind:

Datenklassifizierung

Klassifizieren Sie Ihre Daten nach deren Wert und Sensibilität. Es ist wichtig, ein Datenklassifizierungssystem einzusetzen, um den Umfang und die Bedeutung von Datenbedrohungen vollständig zu verstehen.

Sicherer Zugriff

Wer hat Zugriff auf Ihre Daten? Sind die Zugriffsrechte überhaupt eingeschränkt? Wenn ja, inwieweit wird der Zugriff durch Datensicherheit eingeschränkt? Stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinien den Informationszugriff behandeln.

Online-Sicherheit

Richtlinien für das Archiv- und Informationsmanagement sollten Protokolle zur Online-Sicherheit enthalten. Diese Protokolle decken alle Geräte, Datenstandorte und Datentypen ab. Die Integration privater Mobilgeräte (BYOD) ist allgemein üblich. Wenn Sie es aber zulassen, dass Mitarbeiter ihre eigenen Geräte freizügig verwenden, kann es passieren, dass wichtige Unternehmensdaten in die falschen Hände geraten. Deshalb ist ein lückenloses BYOD-Security-Konzept unabdingbar.

Vorfallmeldung bei Datenschutzverletzung

Definieren Sie ein eindeutiges Verfahren, das bei einem Datenschutzverstoß angewendet wird, und wenden Sie diesen Verfahrensrahmen in Ihrem gesamten Unternehmen an.

Rascher und sicherer Zugriff

Bestandsmanagement & Reporting

In Ihren Unterlagen und Daten befinden sich die Antworten, die Sie benötigen, um Ihr Geschäft voranzutreiben. Ein möglicher Lösungsweg, um den jederzeitigen schnellen Zugriff zu gewährleisten: Auslagerung Ihrer physischen Unterlagen an einen Archivierungs-Dienstleister, der auf das Management Ihrer Informationen spezialisiert ist. Er kann eine Online-Kundenplattform als Service anbieten. So haben Sie kontinuierlichen Zugang zu den Funktionen, die Sie für Ihr konsolidiertes Bestandsmanagement und für den Einsatz Ihrer Vernichtungsprogramme benötigen.

Ein solches Online Tool Set können Sie beispielsweise dazu verwenden, Aufträge an einen externen Dienstleister zu erteilen, Aktivitätsberichte auszuführen und auf Ihre Bestandsdaten zuzugreifen — jederzeit und von überall aus.

Eine Dashboard- und Berichte-Funktion bietet Ihnen unmittelbare Einblicke in die Wirksamkeit Ihres Archiv- und Informationsmanagements. Mithilfe des Reporting-Features können Sie die Leistung optimieren, Risiken zuverlässig überwachen und Ihren Archivbestand effizient managen – von der Erstellung bis zur Vernichtung, wo auch immer sich Ihre Aufzeichnungen befinden.

Vorteile einer Online-Plattform:

Digitales Management dezentraler Unterlagen
Sichere Bestellung und Verfolgung von Abholungen, Lieferungen und Zubehör online
Ausführung von Aktivitätsberichten zur Verwaltung und Prüfung des Aktenbestands
Umfassende Kontrolle des Zugriffs auf Unterlagen, Befreiung von deren aufwändiger Pflege
Eingesparter Platz – in physischer oder elektronischer Form – kann neuen Zwecken zugeführt werden

Externe Fachexpertise nutzen

Mit einem auf Archivierung spezialisierten, von Ihnen kritisch geprüften Service-Anbieter, der Sie auch bei Ihnen vor Ort unterstützt, können Sie kurz- und langfristige Personaldienstleistungen rund um die Verwaltung Ihrer unternehmenskritischen Informationen nutzen, um Ihre bestehenden Ressourcen zu ergänzen. Der Einsatz von geschulten externen Experten versetzt Sie in die Lage, Ihre täglichen Aufgaben im Bereich des Informationsmanagements ganz oder teilweise auslagern.

Definition: Was ist das Wesentliche bei der Akten-Archivierung?

Die Archivierung von Akten und Dokumenten wird in der Regel von einer speziellen Einrichtung oder Organisationseinheit durchgeführt. Hierbei werden Akten, die zur kontinuierlichen Aufgabenerfüllung nicht mehr berücksichtigt werden, aufgenommen, aufbewahrt, ausgewertet und verfügbar gemacht – etwa Personalakten, Kundenakten, Vertragsakten, Gerichtsakten, Bestandsakten, Versicherungsakten, Kreditakten, Patientenakten. Eine Akten-Archivierung muss die Kriterien Unveränderbarkeit, langfristige Auffindbarkeit sowie Wiedergabefähigkeit einlösen.

Heute werden Akten vornehmlich in digitaler Datenhaltung in ein elektronisches Archiv überführt. Die bloße Akten-Digitalisierung oder Sicherung auf einem Medium ist keine Akten-Archivierung: Hier fehlt der langfristige Aufbewahrungscharakter.

Welche Vorteile haben externe Archivierungs- und Datensicherungsdienste?

Professionelle Archivierungs- und Datensicherungsdienste von erfahrenen Service-Anbietern können Ihrer Organisation bei diesen Anforderungen helfen:

Umnutzung von Immobilien und Räumlichkeiten – frei gewordener Platz kann effizienterer Nutzung zugeführt werden
Verwalten des Informationswachstums, Schutz der Informationen
Wiederherstellung von Akten, Dokumenten und Backup-Tapes im Katastrophenfall
Schonung sowieso schon knapper Personal-Ressourcen – neue Einsatzmöglichkeiten für frei gewordene Mitarbeiter
Nutzung eines Hochsicherheitsarchivs: Perimeter-Sicherheit, Eingangssicherung, Innensicherung, Sicherheitsplanung
Präventivkonzept mit Brandschutz-Baumaßnahmen und zuverlässiger Wasserversorgung
Überwachung der klimatischen Bedingungen: Kontrolle und Steuerung von Temperatur und Luftfeuchtigkeit.

„Man sollte versuchen, mit effizienter Archivierung und Datenhaltung menschliche Arbeitskraft so freizumachen, dass sich die Mitarbeiter auf das konzentrieren können, was nur durch sie erzielt werden kann.“

Archivierung von Akten und Datenträgern

Schützen Sie Ihre Werte vor Kriminellen und Katastrophen

Sofern Ihr Archivierungs- und Sicherungsdienstleister Ihnen garantieren kann, dass Sie auf Ihre ausgelagerten Informations-Ressourcen zugreifen können, wann immer Sie dies wollen und müssen, können Sie Ihre physischen Aufzeichnungen, elektronischen Daten, Medienbänder, kritischen Dokumente und anderen Unternehmenswerte ruhig aus der Hand geben.

Aber: Derartige Services sollten unbedingt beinhalten, dass Ihre Vermögenswerte in Einrichtungen und Tresoren mit erstklassiger Sicherheit geschützt sind: ausgestattet mit Einbruchmelde- und Alarmsystem, physischen Kontrollen, Branderkennung und -Bekämpfung sowie einer Überwachung rund um die Uhr.

Was gegebenenfalls sinnvoll ist: die Möglichkeit zur Online-Verwaltung von Boxen und Akten einschließlich Metadaten, Suche, Tracking und Senden von Service-Anfragen. Mit ein paar Klicks kann man dann den externen Archivbestand durchsuchen, die für eine interne oder externe Anfrage erforderlichen Informationen finden und ein schnelles Scannen oder Liefern durch Mitarbeiter des Dienstleisters veranlassen.

In jedem Fall ein absolutes Muss: die treffsichere und rasche Identifizierung der Unterlagen, die für Sie in der Archivierungseinrichtung aufbewahrt werden. Dazu müssen diese Dokumente und Boxen mit entsprechender Terminologie gekennzeichnet und klassifiziert werden. Dazu empfiehlt sich etwa der Einsatz von RFID-Etiketten, die eine zuverlässige Nachverfolgung ermöglichen.

Mehr Sicherheit durch lückenlose Nachweiskette

Ein kompetenter Archivierungsdienstleister muss in der Lage sein, Ihnen eine dokumentierte, lückenlose, auditfähige Nachweiskette für die Sicherheit und Zuordnungsfähigkeit Ihrer Daten zu bieten: mit zertifizierten Sicherheitsfunktionen und Tracking auch während des Transports.

Eine solche Nachweislösung sollte diese Features beinhalten:

Möglicherweise haben Sie individuelle Anforderungen, die besondere Services benötigen. Deshalb sollten Sie prüfen, ob weitere Spezial-Dienstleistungen für Sie infrage kommen:

Bestandsverlegungsdienste

Bereinigung und Zusammenpacken von Beständen wie Archivkartons und Akten in Ihrem Standort, anschließend Transport zum externen Archivierungscenter. Erfassen von Metadaten, um die Kartoninhalte zu beschreiben.

Aktenindexierung

Erfassung aktenspezifischer Beschreibungen, um Ihre Bestände auf Einzelaktenebene zu verwalten.

Bereinigung von Archivräumen

Durchführung von selektiven Bereinigungen, um zu gewährleisten, dass Ihr Programm auf dem neuesten Stand bleibt.

Audit-Services zur Bestandsaufnahme

Durchführung von Audit-Services in dedizierten Räumen des Archivierungscenters. Support bei der Bestandsaufnahme Ihrer Kartons, Vorbereitung von Akten, Unterstützung des Material-Handlings.

Dokumenten-Wiederherstellungsdienste

Reinigung und Wiederherstellung von Akten, die durch Natur- oder von Menschen verursachte Katastrophen, Kontaminierungsstoffe, Staub, Schimmel, Wasser oder Schädlingsbefall beschädigt wurden.

Intensiv-Schutz für Dokumente und Medien

Falls Sie spezielle Aufbewahrungsanforderungen haben, die besonders intensive Schutzmaßnahmen und klimatische Bedingungen notwendig machen, muss dem uneingeschränkt entsprochen werden können. Zu den hier notwendigen Leistungsmerkmalen zählen:

Klimatisierte Aufbewahrung von Materialien, die bestimmte Spezifikationen hinsichtlich Temperatur und relative Feuchtigkeit zwingend erfordern
Separater Tresorraum für Film-, Magnet- und gemischte Medien, um übergreifende Beschädigungen auszuschließen.
Sichere Einrichtungen, die gegenüber Überschwemmung und anderen Natur- oder durch Menschen verursachten Katastrophen geschützt sind
Umgebungskontrollsysteme, die speziell auf die einzigartigen Anforderungen von Papier, magnetischen und optischen Medien sowie Farbdokumenten und Fotos zugeschnitten sind, und all das bei Sicherheit rund um die Uhr

Open Shelf-Archivierung

Eine sogenannte Open Shelf File Storage-Lösung repliziert Ihren Aktenraum in einer sicheren, externen Archivierungsumgebung. Ob Sie sich für die Auslagerung all Ihrer Dokumente oder nur einiger ausgewählter Unterlagen entscheiden: Ihre Akten werden in Spezialregalen in einem Hochsicherheitsarchiv aufbewahrt. Die Unterlagen werden gemäß Ihrem Ablagesystem verwaltet. Fachpersonal übernimmt das Heraussuchen, die Zustellung und das Zurücksortieren für Sie.

„Ein Indikator dafür, dass Ihnen eine digitalisierte Archivierungslösung Vorteile verschafft, ist der Anteil an sich überschneidenden Aufgaben innerhalb der Arbeitsabläufe. Dies gilt insbesondere dann, wenn mehrere Maßnahmen oder Prozesse das gleiche Ziel verfolgen.“